1- Proje Tahminlerini Geliştirin
Birçok faktör proje çıktılarınızı etkiler. Fakat uzun dönem proje başarısı için en önemli belirleyiciler planlama ve tahminlemedir. Sektördeki birçok işletmeyi inceleyip, başarızılık nedenlerine baktığımıza tahminleme süreçlerindeki hataların en kritik noktalar olduğunu görürüz. Proje tahminlemeleri, size proje kaynak seviyelerinizi belirlemede tutarlı veriler sağlar. Basit bir proje tahminleme uygulayarak, projenizin kaynak kapasitesi üzerindeki etkilerini ve operasyon bütçeniz üzerindeki finansal etkileri kolaylıkla anlayabilirsiniz. Aynı zamanda proje tahminleme süreçleriniz, satış takımınızın ve proje yöneticilerinizin müşterilerinizle olan etkileşim yollarına ve iş tekliflerinizi standardize etmenize yardımcı olur. Bu sonuç verimlilik, müşteri memnuniyeti ve belirlediğiniz zamanda yapacağınız projelerin sayısı üzerinde pozitif bir etki yaratır.
2- Doğru Kaynakları Doğru Yerlerde Kullanma
Kaynak kapasitesi planlama, proje ve ya herhangi bir servis sağladığınız bir işte başarılı olmak için yapılan anahtar işlemlerden biridir. Kaynak kapasitesinezi doğru bir planlamayla yapılandırdığınız vakit, ürün veya servisnizi belirlenen tarihte teslim etmeniz kolaylaşır, anlık analizleriniz daha gerçekçi veriler yansıtır. Aynı zamanda müşteri beklentilerini daha iyi yönetmenizi, iş veriminizi geliştirmenizi ve maliyeti azaltmanıza fırsat verir. Küçük bir firma olmanıza rağmen, kaynak kapasitesi planlaması, firmanız için hayatı bir önem taşır. Aynı zamanda da büyüme planınız için önemli bir araç sağlar.
3- Doğru Projeleri Seçin ve Öncelikleri Doğru Sağlayın
Proje önceliklendirme işletmeler için çok yararlıdır. Bu metot, projelerinizde akla uygun ve optimize edilmiş değişiklik talepleri için her birini önceliklendirmenize olanak sağlar. Aslında bakılırsa bu konu, büyüyen bir işte gerekli olan bir süreçtir. Proje süresince karşılacağınız zorlukların proje başarınıza zarar vermemesini ve kıt kaynaklarınızın kullanımında maksimum faydayı sağlamanıza yardımcı olur. Proje seçme ve önceliklendirme size kaynak, harcama talepleri ve potansiyel risklere karşı proje yatırımınızın dönüşünü hızlı- kolay belirlemenize ve tespit etmenize fırsat verir.
4- Projelerinizi Açık ve Tutarlı Bir Yolda Planlama
Bir projeyi başarılı bir şekilde teslim etmeyi garantilemek için proje başlatılmadan önce planlama süreci dikkatlice yapılmalıdır. Proje planlama, iş verimliliğinizi yükseltmeyi, işlerinizi, faaliyetlerinizi, rollerinizi, sorumluluklarınızı ve her bir proje için gerekli çıktılarınızı belirlemenizi sağlar. Temiz ve tutarlı bir metotla projenizi planlamak, başarısızlık ve hayal kırıklıklarından ve geç kalmış, zamanında yapılamamış projelerden kaçınmanıza yardımcı olur. Aynı zamanda risk azaltma, tam zamanlama ve kritik noktaları sağlayarak, projelerinizi zamanında ve planladığınız bütçe çerçevesi içinde yapmanıza fırsat verir.
5- Kaynak Kullanımını Optimize Etme
Kaynak çizelgeleme, proje planlarının fizibilitesini yapmak için ve gerçekçi müşteri beklentilerini ayarlamak için önemli bir bileşen sağlar. Proje başlamadan önce proje yöneticileri kaynaklarını çizelgeye dökerek, özellikle kaynak kullanımını, görevleri ve iş paketlerini, kaynak kullanım uygunluğunu ve ya uygunsuzluğunu belirleyebilirler. Aynı zamanda proje yöneticileri bu sayede alternatif yaklaşımlarla, iş önceliklendirmesi ve trade off diye adlandırdığımız bir şeyi elde etmek için başka bir şeyden vazgeçme yaklaşımını değerlendirebilirler. Fazla kaynak gereksinimine sahip küçük yapılı şirketler için, kaynak çizelgeleme kaynak verimlilik seviyenizin optimize olmasını ve gelirinizin artmasını sağlar. Aynı zamanda yetenek, tecrübe ve lokasyon bazlı kaynakların daha hızlı bir şekilde atanmasını sağlar.
6- Proje Çıktılarınıza Gerçek Zamanlı Analiz Yeteneği Kazandırma
Etkin bir şekilde proje çıktılarını yönetmek her şirket için önemlidir. Bu özellikle olgun proje yönetimi süreçlerine sahip küçük ve büyüyen şirketler için çok önemlidir. Unutmamız gereken nokta, proje çıktıları proje kilometre taşlarından farklıdır. Kilometre taşları bir proje sonucu olarak ölçülebilir ürün ve ya üretilen servistir. Çıktılarınız somut ve ya soyut olsun olmasın, proje çıktılarınızı gerçek zamanlı yönerek hedeflenen sonuıçların neresinde olduğunuzu, kapsam, zaman, maliyet gibi proje kısıtlarına uygunluğunuzu ölçebilirisiniz.
7- Bütçeleme ve Maliyet Kontrolünü Geliştirme
Birçok işletme için proje bütçeleme süreci ürkütücüdür. Özellikle az proje yönetimi tecrübesine sahip olan şirketlerde durum daha kötüdür. Fakat proje bütçesi projenin performansını ve gelişimini ölçmek için gerekli bir araçtır. Proje yönetimi programlarını kullanarak, proje planlarınızdan ve proje tahminlerinizden proje bütçenizi direk olarak çıkartabilirsiniz. Ek olarak, proje yönetim programları size proje boyunca bütçeyi gözlemlemenizi sağlar. Aynı zamanda gerçek verilerle planlanan verileri karşılaştırarak şuan ki bütçenizi ve gelecek finansal izdüşümlerinizi doğru bir çerçevede görebilirsiniz.
8- Ürün ve Servis Çıktılarını Geliştirme
Her organizasyon ürünlerin ya da servislerin başarıyla gerçekleştirilmesi için etkili bir araca sahip olma ihtiyacı duyar. Proje yönetimi uygulamaları sayesinde proje yöneticileri, takımlarına liderlik etme becerisi sağlar. Aynı zamanda amaca ulaşmak için etkili bir strateji geliştirmesi için katkıda bulunur. Müşterileriniz proje çıktılarıyla direkt olarak etkileşim içindedir. Çalışanlarınızda, çıktılardaki rollerini ve projedeki paylarını daha iyi anlamaları açısından bu konudan faydalanacaklardır. Tamamıyla entegre olmuş, problemlere karşı hazırlıklı bir projeyi yönetmenin güzelliği onun esnekliğidir. Eğer akıllıca çizilmiş bir yol haritasına sahipseniz, proje yönetimi araçları size bu esnekliği sağlayacaktır.
9- Takım Çalışmasına Olanak Tanıma ve Teşvik Etme
Geçmişten günümüze hem organizasyonlar hemde insanlar edindikleri tecrübeler sayesinde beraber çalışarak daha başarılı olabileceklerinin farkına varmıştır.(Bir elin nesi var iki elin sesi var). Başarısız işletmeleri incelediğimiz zaman, bu gerçeği görmezden geldiklerini ve organizasyonel hedeflerini takım çalışmasından uzak, projeleri kişilerin bireysel olarak gerçekleştirmesine izin verdiğini görürüz. Proje işbirliği bu durumu ortadan kaldırır ve ideal bir platformda proje yönetim süreci içerisindeki bilgilerin paylaşımı ve proje takımının birbirleri arasında olan sinerjisini arttırmayı sağlar. Bütün takım üyeleri ortak bir amaç doğrultusunda kişisel bir katılım göstererek işinizin yenilikçi bir felsefeye sahip olmasını sağlar. Aynı zamanda daha iyi problem çözümü, proje çıktılarında yüksek verim, maliyette azalma gibi pozitif etkilere sebep olur.
10- Proje Başarısızlıklarını Azaltma ve Riskleri Minimum Seviyeye İndirme
Birçok proje yönetim aracı size risklerinizi proaktif bir şekilde yönetme yeteneği sağlar. Merkezi olarak riskleri yöneterek, proje yönetimi sürecinin her aşamasındaki risklerin statülerini belirleyebilir ve çalıştığınız projenin gerçek zamanlı kontrülünü sağlarsınız. Dahası, bir dizi hafifletici eylemler uygulayarak risklerden ve onun kalite ve son proje çıktısı üzerindeki etkilerinden sıyrılabilirsiniz. İlk incelemeden son çıktıya kadar geçen zamanda, proje yaşam döngüsünde ki her aşamada riskleri yöneterek, proje çıktılarını zamanında ve belirtilen bütçede teslim edersiniz. Böylece her zaman mutlu müşterilere sahip olursunuz.
Yorumlar
Henüz yorum yapılmadı